World’s Top Speakers in Armenia мы готовили больше десяти месяцев. На тот момент это был самый сложный Event-проект в моей практике: большой международный спикер, сотни участников, партнёры, команда, продажи, логистика, площадка, техническая часть, десятки подрядчиков и сотни мелочей, каждая из которых сама по себе казалась вполне управляемой. Всё шло своим чередом, планы существовали, задачи распределялись, сроки двигались вперёд. И всё же внутри меня постоянно жило неприятное ощущение, знакомое, думаю, каждому, кто хоть раз отвечал за большое событие: чем ближе день Х, тем яснее понимаешь, что контролируешь далеко не всё.
28 октября мы приехали в аэропорт встречать Брайана Трейси. Первое, о чём он попросил, — сто граммов армянского коньяка. Ну что делать, Армения всё-таки. Налили. Выпили. Потом ещё сто. Дальше всё вспоминается как-то обрывочно. Я ехал во второй машине, по дороге из аэропорта мне стало плохо, а потом будто провалился куда-то.
Открываю глаза и не сразу понимаю, где нахожусь. Вокруг какие-то декорации, костюмы, коробки, люди куда-то бегут. Несколько секунд пытаюсь восстановить последовательность событий, потом машинально смотрю на часы — 16:30. В этот момент меня прошибает холодом.
«То самое мероприятие, которое мы готовили больше десяти месяцев. Началось без меня.»
Сначала мозг цепляется за самые простые вопросы: кто встретил гостей, кто вышел на сцену, что происходит на регистрации, где команда, кто рядом с Брайаном. Через несколько секунд эти вопросы перестают иметь значение, потому что приходит другой страх — уже не организационный, а человеческий. Перед глазами возникают участники, партнёры, сотрудники, люди, которые доверили нам деньги, своё имя, своё время. И поверх всего этого одна мысль: как я теперь буду смотреть им в глаза?
На секунду появляется совершенно дикая идея — успеть добраться до аэропорта и просто исчезнуть. Пока меня никто не нашёл. Пока ещё можно сделать вид, что всё это происходит без меня. Но где-то впереди слышны крики. Я иду туда. И с каждым шагом становится хуже.
Сцена почему-то стоит прямо посреди поля. Дует сильный ветер. По воздуху летят раздаточные материалы, тетради участников, какие-то листы. Люди пригибаются и держат руками рекламные конструкции, которые вот-вот должны рухнуть. Начинается дождь. На сцене сидит Брайан Трейси — один, без привычной картинки большого делового события, без ощущения порядка вокруг, просто Брайан, сцена и ветер, который развевает ему волосы.
И тут внутри меня на несколько секунд появляется надежда. Может быть, всё ещё можно собрать. Может быть, это просто неприятный эпизод. Может быть, через пять минут команда возьмёт ситуацию под контроль, и потом никто даже не вспомнит, что всё начиналось так плохо.
Я смотрю на первый ряд. Перед сценой за огромным накрытым столом сидят человек двадцать. На столе вино, водка, шашлык, закуска. Один мужчина прикрывается от дождя лавашем и кричит Брайану: «Брайан, сейчас мы тебя заберём, дед. Садись с нами, выпьем, закусим. Мы отсюда никуда не уйдём — мы заплатили по 450 000».
И вот здесь становится действительно страшно. Потому что я уже вижу не просто плохо организованный Event. Я вижу историю, которую завтра будут пересказывать участники, партнёры, коллеги, конкуренты и люди, которых я вообще не знаю. Историю, которая будет жить дольше самого события.
Но мозг всё ещё пытается найти выход. Нужно убрать людей из-под конструкций, найти команду, спасти технику, привести в порядок сцену, как-то закончить программу. Что-то ещё можно сделать. И именно в этот момент сильный порыв ветра поднимает в воздух огромный пресс-вол с логотипами наших партнёров.
Я смотрю, как он переворачивается в воздухе, и внутри вдруг становится тихо. Паника исчезает. Остаётся очень простая и очень ясная мысль: всё. Вот сейчас перед моими глазами заканчивается моя профессиональная карьера. И, скорее всего, в аэропорт мне придётся ехать уже не одному, а вместе с семьёй.
Я вскочил с кровати. Несколько секунд вообще не понимал, где нахожусь. В комнате было тихо. Рядом кровать. Дом. Никакого поля, никакого дождя, никакого летящего пресс-вола. Посмотрел на часы — 5:55 утра.
Я был у себя дома, в собственной спальне. Брайан Трейси ещё даже не прилетел в Армению. До мероприятия оставалось ровно пятьдесят дней. Это был сон.
Но организм этого ещё не понимал. Сердце колотилось так, словно всё только что произошло на самом деле. Я сидел на кровати и впервые за все месяцы подготовки увидел проект целиком — не как красивую презентацию, не как график, не как набор карточек в системе управления задачами, а как живую конструкцию, в которой десятки вещей зависят друг от друга и могут рухнуть не по одной, а цепочкой. Именно с этого утра World’s Top Speakers in Armenia для меня стал другим проектом.
До этого у нас было всё, что обычно должно быть у нормально управляемого большого проекта: Trello, Wrike, таблицы, ответственные, дедлайны, статусы, созвоны. Каждая задача где-то существовала, у каждой был исполнитель, у каждой был срок. На экране всё выглядело вполне убедительно. Но после того сна я вдруг очень ясно почувствовал одну неприятную вещь: наличие задачи в системе ещё не означает, что она действительно под контролем. Иногда происходит ровно наоборот. Как только у задачи появляется карточка, статус и ответственный, мозг начинает считать её почти решённой. Она становится спокойной, перестаёт тревожить, а именно такие спокойные задачи и могут оказаться самыми опасными.
Я взял большую амбарную тетрадь и начал каждое утро переписывать от руки весь проект. Не просматривать, не переносить карточки из одной колонки в другую — именно переписывать, снова и снова. Поначалу это выглядело почти нелепо: современный проект, десятки людей, цифровые инструменты — и я сижу с толстой тетрадью и ручкой. Но очень быстро понял, почему это работает. Когда ты каждый день заново пишешь одну и ту же незакрытую задачу, она не может спрятаться за зелёным статусом. Ты снова спрашиваешь себя: кто этим занимается, почему ещё не закрыто, что произойдёт, если человек не успеет, есть ли резерв, кто подхватит, что зависит от этого решения дальше? Так список постепенно перестал быть списком. Передо мной появилась карта взаимозависимостей.
«Самые опасные задачи большого Event-проекта часто выглядят совершенно спокойно. У них есть дедлайн, ответственный и статус. Проблема начинается тогда, когда вся команда уверена, что вопрос уже находится под контролем.»
Следующие пятьдесят дней я просыпался примерно в одно и то же время — в 5:55. И здесь начались те самые эмоциональные качели, которые потом я ещё много раз замечал в работе с большими проектами. В один день ты смотришь на систему и думаешь: всё хорошо, мы идём по плану. На следующий замечаешь одну слабую точку и мысленно уже видишь, как из неё вырастает цепочка проблем. Потом находишь решение, и картина снова становится устойчивой. Через два дня появляется новый риск, и ты опять возвращаешься в плохое будущее, чтобы ещё раз спросить себя: что здесь может пойти не так?
По сути, я всё время жил между двумя версиями события. В одной Брайан приезжал в Армению, зал был полным, участники получали то, за чем пришли, партнёры были довольны, команда гордилась своей работой, а мы смотрели на итоговое видео и понимали, что эти десять месяцев стоили того. В другой дул ветер, падали конструкции, участники кричали, партнёры смотрели на летящий пресс-вол, а я стоял посреди поля и понимал, что уже поздно что-либо исправлять. И именно постоянный переход между этими двумя картинами делал проект сильнее.
Потому что хорошее будущее само по себе мало чему учит. Оно приятно, мотивирует, даёт энергию. Но плохое будущее задаёт гораздо более полезные вопросы. Что произойдёт, если спикер задержится? Что будет, если подрядчик не приедет? Кто принимает решение, если связь исчезнет? Что делать, если человек, на котором держится важный участок, внезапно выпадет? Как быстро команда поймёт, что проблема уже началась? Где у нас одна-единственная точка отказа, о которой все знают, но никто всерьёз не говорит? Пессимизмом это можно назвать только со стороны. Для человека, который отвечает за Event, это просто ещё один способ проектирования.
Пока событие не началось, плохой сценарий остаётся подарком. Его можно изменить.
«За пятьдесят дней до события почти любой риск ещё является вопросом. В день события он уже становится фактом.»
Наверное, поэтому в день прилёта Брайана я в аэропорт не поехал. Хотя формально именно там мне и полагалось быть: основатель проекта, главный спикер, встреча, фотография, рукопожатие. Всё красиво и правильно. Но к тому моменту я уже очень хорошо понимал, что моя ценность сейчас не в красивом кадре. Мне нужно было находиться там, где сходятся десятки процессов. Брайана могли встретить без меня, а вот часть решений внутри проекта всё ещё требовала моего внимания. Это одна из вещей, которые я потом много раз вспоминал: в больших проектах руководителю постоянно приходится выбирать между местом, где его ожидают увидеть, и местом, где от него действительно зависит результат. Очень часто это разные места.
Через пятьдесят дней Брайан Трейси действительно прилетел в Армению. World’s Top Speakers in Armenia состоялся. Был полный зал, была сцена, были участники, партнёры, команда — всё то, что мы представляли много месяцев, наконец стало реальностью. В итоговом трёхминутном видео всё выглядит легко. Так обычно и выглядит хорошее событие: зритель видит свет, сцену, спикера, эмоции людей. Он не должен видеть ночные звонки, резервные планы, десятки перепроверок, переделанные схемы и сотни решений, благодаря которым эта картинка вообще стала возможной. В этом есть странный парадокс нашей профессии: чем лучше сделана работа, тем меньше самой работы замечает человек в зале.
Спустя годы я стал смотреть на ту историю совсем иначе. Тогда мне казалось, что мне просто приснился очень плохой сон. Сейчас я думаю, что мозг устроил мне одну из самых полезных стратегических сессий в моей жизни. Он показал плохое будущее настолько ярко, что после пробуждения я уже не мог смотреть на проект прежними глазами.
С тех пор у меня были проекты гораздо крупнее, сложнее и дороже. Появились более сильные команды, более зрелые процессы, другие системы управления, другие масштабы ответственности. Но одна привычка осталась. Когда проект становится по-настоящему важным, я иногда специально представляю его плохой день: без фантастической катастрофы, без апокалипсиса, просто реалистичный сценарий, в котором одновременно ломается несколько вещей. Что должно произойти, чтобы система начала рассыпаться? Где у нас одно слабое звено? На каком человеке держится слишком много? Какую задачу мы давно перестали проверять? Какой риск кажется настолько маловероятным, что именно поэтому им никто не занимается?
А потом я мысленно возвращаюсь обратно — в сегодняшний день. Потому что именно здесь находится главное преимущество: время. До события ещё есть пятьдесят дней, и почти всё ещё можно изменить.
Большое событие очень редко спасают героические действия в последнюю минуту. Гораздо чаще его спасают скучные решения, принятые заранее: кто-то вовремя задал неприятный вопрос, кто-то проверил второй сценарий, кто-то нашёл резерв, кто-то ещё раз прошёл весь путь глазами участника, а кто-то остался работать вместо того, чтобы ехать в аэропорт делать красивую фотографию.
Иногда профессиональное Event-управление начинается с большой стратегии. Иногда — с простой тетради. А иногда с того, что в 5:55 утра ты просыпаешься после очень плохого сна и вдруг понимаешь одну важную вещь: самое страшное ещё не произошло. И именно поэтому у тебя всё ещё есть шанс сделать всё правильно.
